Privacyverklaring

Versie: oktober 2025

Verwerkingsverantwoordelijke:
Building HVAC Engineering – eenmanszaak van Ilias Achkaoukaou
KvK: 98376136
BTW: NL005329385B71
E-mail: info@buildinghvac.eu
Werkgebied: Nederland

1. Reikwijdte

Deze privacyverklaring beschrijft hoe wij persoonsgegevens verwerken wanneer je onze website bezoekt, een aanvraag doet, een offerte ontvangt of wanneer wij werkzaamheden uitvoeren. Wij houden ons aan de AVG en Nederlandse wetgeving.

2. Categorieën persoonsgegevens

• Contact- en aanvraaggegevens: naam, e-mail, telefoon, postcode/plaats, categorie aanvraag, bericht, bijlagen (optioneel).
• Project-/contractgegevens: projectdetails, planning, deliverables, correspondentie, facturen, betaalstatus.
• Technische logs: IP-adres, user-agent, tijdstempels (geminimaliseerd; voor beveiliging en spam-preventie).

3. Doelen en rechtsgronden (art. 6 AVG)

• Beantwoorden van aanvragen en opstellen van offertes – precontractuele maatregelen (art. 6(1)(b)) en gerechtvaardigd belang bij effectieve communicatie (art. 6(1)(f)).
• Uitvoering van de overeenkomst en oplevering – noodzakelijk voor de overeenkomst (art. 6(1)(b)).
• Facturatie en boekhouding – wettelijke verplichting (art. 6(1)(c)).
• Beveiliging, spam- en misbruikpreventie – gerechtvaardigde belangen (art. 6(1)(f)).

4. Bewaartermijnen

• Aanvragen/leads: maximaal 3 maanden na laatste contact of afloop offerte, tenzij een project volgt.
• Project-/contractdossiers: gedurende het project en daarna zolang redelijkerwijs nodig voor nazorg/garantie (max. 2 jaar, tenzij juridische aanspraken langer vereisen).
• Facturen en fiscale administratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Beveiligingslogs: tot 90 dagen, tenzij nodig voor incidentafhandeling.

5. Ontvangers en verwerkers

Wij delen gegevens alleen indien noodzakelijk:

• Hosting & e-mail: Mijndomein B.V. (NL) – webhosting en e-mailafhandeling/logging.
• Tijdelijke bestandsopslag: Apple iCloud – veilige synchronisatie van werkbestanden/bijlagen.
• Boekhouding/fiscus: wettelijk vereiste gegevens kunnen worden gedeeld met onze boekhouder en de Belastingdienst.
• (Optioneel) Andere verwerkers uitsluitend voor uitvoering van de opdracht (bijv. specialistische onderaannemers) – met geheimhoudings- en verwerkersafspraken.

Met iedere verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG). Een actueel overzicht is op verzoek beschikbaar.

6. Doorgifte buiten de EER

Hosting vindt waar mogelijk binnen de EER plaats. Indien leveranciers zoals Apple iCloud gegevens buiten de EER verwerken, steunen wij op passende waarborgen zoals EU-modelcontracten (SCC’s) en aanvullende maatregelen. Wij beperken zulke doorgiften en minimaliseren de gegevens.

7. Beveiliging

• Website met HTTPS/TLS; HSTS geactiveerd.
• Toegang tot leads en projectdata beperkt tot de verwerkingsverantwoordelijke.
• Up-to-date systemen, sterke authenticatie, least-privilege.
• Back-ups met beveiligde opslag en toegangscontrole.
• Logminimalisatie en periodieke opschoning.

8. Analytics en cookies

Wij gebruiken privacyvriendelijke, cookieloze statistieken (geaggregeerde bezoekcijfers). Geen advertentiecookies, geen cross-site tracking, geen profielen. Indien wij ooit niet-noodzakelijke cookies inzetten, vragen wij vooraf je toestemming via een duidelijke keuze-banner.

9. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit (binnen wettelijke grenzen). Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die altijd intrekken. Contact: info@buildinghvac.eu.

10. Datalekken

Wij beoordelen elk beveiligingsincident. Indien sprake is van risico voor rechten en vrijheden, melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, indien vereist, aan betrokkenen.

11. Minderjarigen

Onze diensten richten zich op zakelijke klanten en volwassenen.

12. Klachten

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of bij je lokale toezichthouder binnen de EER.

13. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen bij operationele of wettelijke wijzigingen. De meest recente versie staat op deze pagina.

Contact

Vragen over privacy? E-mail info@buildinghvac.eu